「メールの文面を考えるのに時間がかかる…」
「丁寧なメールを書きたいけど、どう表現すればいいのか分からない…」
「返信メールをすぐに送りたいのに、言葉遣いに悩んでしまう…」
こんな悩みを抱えている方、多いのではないでしょうか？
私も以前は「メールをもっとスムーズに作成できたら…」と思っていました。
でも、ChatGPT を活用することで、驚くほど簡単にメールの作成・返信ができるようになります！
メール作成に時間がかかる理由とは？
メールを書くのは意外と時間がかかりますよね。
例えば、こんなことで困った経験はありませんか？
- 失礼のない表現にするのに時間がかかる
- 依頼やお礼の文章がうまくまとまらない
- ビジネスメールのフォーマットが分からない
特に、社内外でのやり取りでは適切な言葉遣いやフォーマットが求められるため、慎重になりすぎて時間を取られてしまうことも…。
ChatGPTならメール作成が一瞬でできる！
そんなときに ChatGPT を使えば、わずか数秒でメール文面を作成できます！
例えば、取引先へのお礼メールを送りたい場合、普通なら「どんな表現が適切かな？」と悩むところから始まりますよね。
でも、ChatGPTに 「取引先に対して、打ち合わせのお礼メールを書きたい」 と伝えるだけで、こんな答えが返ってきます👇
件名：先日の打ち合わせのお礼
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
先日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
貴社の貴重なご意見を伺うことができ、大変有意義な打ち合わせとなりました。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 〇〇
さらに、「柔らかい表現にしたい」と伝えれば、トーンの調整も可能です。
例えば、上記のフォーマルな文章をもう少し柔らかい印象にしたい場合、次のように変えることができます👇
件名：打ち合わせありがとうございました！
〇〇様
こんにちは！ 先日はお忙しい中、お時間をいただき、本当にありがとうございました。
貴社のお話を伺えて、とても勉強になりましたし、今後の方向性についても良いヒントをいただけました。
また次回の打ち合わせも楽しみにしております！ 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 〇〇
このように、「こんにちは！」を加えたり、「誠にありがとうございました」→「本当にありがとうございました」などに変えることで、よりカジュアルで親しみやすい雰囲気になります。
納品ミスに対するクレーム対応メールの実例
例えば、納品した商品に間違いがあり、クレームを受けた場合、迅速な対応が必要になります。
電話で先方に連絡を入れても繋がらない…
そんな時は、ChatGPTに次のように指示すると、適切な返信文を作成できます👇
👨💻 ChatGPTに入力する内容 👨💻
以下のメールの返信文を考えて
ーーー
（先方から受信したメールを貼り付け）
すると、以下のようなメールが生成されます。
件名：納品商品に関するお詫びと再発送のご案内
〇〇株式会社
〇〇様お世話になっております。
この度は、弊社からお届けした商品に誤りがあり、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
至急、正しい商品をご用意し、発送手続きを行います。
また、誤ってお届けした商品につきましては、弊社負担にて返品手続きを手配させていただきます。今後このようなことがないよう、社内のチェック体制を強化してまいります。
何かご不明点がございましたら、お気軽にお申し付けください。この度は、ご不便をおかけし誠に申し訳ございませんでした。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 〇〇
ChatGPTを活用することで迅速にかつ丁寧で誤字脱字の無い、文章を作成することができます。
このように、ChatGPTをメール作成アシスタントとしても活用できます。
ChatGPTを使うメリットは？
- メール作成の時間短縮 → すぐに適切な文面を生成！
- 言葉遣いのチェックも可能 → 丁寧な表現にしたいときも安心！
- 返信メールも簡単に作成 → 相手のメールをそのまま入力すれば、最適な返信を生成！
- 状況に応じたカスタマイズが可能 → ビジネス、カジュアル、フォーマルな文面も自在！
ChatGPTを使って、メール業務をもっと楽に！
メールの文面で悩んだら、ChatGPTに聞いてみましょう！
「〇〇についての依頼メールを作成したい」と伝えるだけで、最適な文章をすぐに教えてくれます。
時間を節約しながら、メールのクオリティも向上できるので、ぜひ試してみてください！
➡ 今すぐChatGPTを使って、メール業務を効率化しましょう！
